14. ЛОКАЛЬНАЯ БАЗА "УЧЕТ ПЕРСОНАЛА"

 

14.1. Ведение Локальной БД

 

14.1.1. Общая схема ведения Локальной БД

 

Системы ЛІГА:ЗАКОН предоставляют пользователям, помимо полного объема нормативно-правовой и справочной информации, возможность работы с Локальной базой документов "Учет персонала".

Локальная база "Учет персонала" предназначена для кадровой службы предприятия любой величины, служит механизмом учета, анализа и поддержания в актуальном состоянии основных личных данных сотрудников предприятия на основании формы П-2, с разграничением прав доступа к этим данным.

Вы можете вносить изменения в шаблон по своему усмотрению, таким образом создавая базу, удобную для ведения учета данных сотрудников Вашей организации, либо кардинально изменить структуру БД вплоть до названия, чтобы использовать ее в других целях. О том, как это сделать, подробно описано в п. 14.3 "Конструирование Локальной БД".

"Локальная БД" - это база данных документов пользователей, которая создается и доступна в рамках вашей системы. Интеграция Локальной базы данных с нормативной базой ЛІГА:ЗАКОН дает уникальную возможность поддерживать все внутриведомственные документы в соответствии с быстро меняющимся законодательством. Модуль конструирования Локальной БД называется Конструктором БД

"Документ Локальной БД" - пользовательский документ определенного формата, внедренный в систему ЛІГА:ЗАКОН. Документ Локальной БД - это совокупность текста и набора реквизитов, таких как вид, издатель, дата ввода документа. Реквизиты однозначно идентифицируют документ и используются в различных режимах поиска. Каждый документ в БД имеет уникальный идентификатор - имя файла. Документ может быть доступен для поиска и просмотра в системе только после выполнения процедуры ввода в систему. На документы Локальной БД распространяются все основные возможности работы с документами систем ЛІГА:ЗАКОН, подготовленными специалистами компании "ЛИГА:ЗАКОН", - поиск по реквизитам, по контексту, в Динамическом НАВИГАТОРЕ и по классификаторам. Уникальное свойство документа Локальной БД - его уровень секретности, доступности для просмотра отдельными пользователями.

Модуль ведения Локальной БД предоставляет такие возможности: ввод документов, систематизация и классификация документов, интеграция в правовую, консультационную и справочную базы ЛІГА:ЗАКОН путем создания гипертекстовых ссылок, ведение редакций документов с целью поддержки БД в актуальном состоянии, создание карточек-ссылок на документы других входящих в поставку баз системы ЛІГА:ЗАКОН.

В дальнейшем договоримся называть Системной базой данных базу данных, поставляемую ООО "ЛИГА ЗАКОН"; Базой данных пользователя - совокупность карточек поисковых реквизитов и текстов, созданную пользователем при помощи Конструктора БД.

Ввод документов в Локальную БД состоит из следующих этапов, которые будут подробно изложены ниже (рис. 14.1). Следует помнить, что вводить документы в базу имеет право пользователь, которому даны права на модификацию БД (см. пункт 14.1.2).

 

1-й этап

Подготовка текста документа

2-й этап

Заполнение карточки поисковых реквизитов

3-й этап

Выполнение задачи приема карточки и

текста документа в базу данных

 

 

Рис. 14.1. Схема ввода и редактирования документа

 

 

14.1.2. Ввод документов на рабочем месте оператора

 

14.1.2.1. Подготовка текста документа

 

Форматы подготовки текстов

ЛІГА:Конструктор баз данных допускает ввод в систему текстов документов в следующих форматах: HTM, DOC (Word), XLS (Excel), TXT. Однако система обеспечивает поиск по всем словам текста документа, подготовленного только в формате HTM.

Текст в HTM-формате может быть подготовлен в любом редакторе, либо переконвертирован редактором MS Word (рекомендуется использовать Word 2000 или Word 97 с доинсталлированной возможностью создания Веб-страниц (Web Page Authoring)).

Подготовленные документы рекомендуется сохранять в отдельном, специально выделенном для этих целей, каталоге. После внесения в базу файл документа будет удален из каталога, чтобы оградить оператора ввода от повторных внесений одного и того же текста. Если Вы не хотите удалять текст документа при внесении в базу, отключите опцию "Удалять файл с документом после внесения в Собственную БД" в Общих настройках системы на закладке "Системные" (см. пункт "Системные настройки" Раздела 11 "Дополнительные возможности системы").

 

Оформление текста в формате HTML

При оформлении документов в формате HTM следует учитывать, что в системе они будут отображаться на экране во внутреннем вьюере, созданном специально для систем ЛІГА:ЗАКОН. Внутренний HTM-формат имеет ряд особенностей и ограничений. При подготовке документов в программе Word следует обращать внимание на стили и шрифт параграфов, заголовков, таблиц. Ниже приведен ряд элементов формата на языке HTML с учетом отображения документа во внутреннем вьюере.

·Шрифты

Документ отображается шрифтом, выбранным в "Настройках шрифтов" системы. Отдельным равноширинным шрифтом отрисовываются параграфы, оформленные тегом <PRE>. Тип и размер равноширинного шрифта может настраивать пользователь (см. пункт "Настройка шрифтов" Раздела 11 “Дополнительные возможности системы”).

Для выделения отдельных фрагментов текста другим цветом или размером можно воспользоваться тегами <FONT> </FONT>. Параметрами COLOR и SIZE задаются цвет и размер шрифта (последний +/- n относительно размера, задаваемого <BASEFONT>).

Параметр SIZE тега <FONT> по умолчанию имеет значение 3, которое соответствует размеру шрифта 12 pt. В MS Word рекомендуется указывать размеры шрифтов 8, 10, 12, 14, 18, 24, 36 pt, что соответствует значениям SIZE 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7.

Допустимо использование тегов <B>, <I>, <H>, <U>, <PRE>, <SUB>, <SUP>.

При подготовке документов в редакторе Word это означает, что Вы можете изменять цвет и размер фрагментов текста, а вот тип и размер основного шрифта текста совпадает с определенным в настройках системы. Допустимо выделение фрагментов жирным шрифтом, курсивом, шрифтом с подчеркиванием, использование надстрочных и подстрочных символов.

Фактурный фон для отображения документов в системе задан жестко, вне зависимости от параметра BACKGROUND.

·Абзацы

К абзацам относятся фрагменты текста, ограниченные тегами <P>, </P>, <H>, </H>, <PRE>, </PRE>. При приеме в систему каждому абзацу присваивается уникальный в рамках документа идентификатор для реализации возможности ссылаться на любое место документа из других документов. Текст между тегами <PRE> и </PRE> считается одним абзацем вне зависимости от содержимого.

Поддерживаются стандартные виды выравнивания: влево, вправо, по центру.

Если указанные виды выравнивания не дают желаемого эффекта, рекомендуется использовать форматирование с помощью таблиц с параметром BORDER=0.

Во внутреннем вьюере первая строка абзаца, выровненного влево, отображается с некоторым сдвигом для визуального выделения начала абзаца.

Тег <HR> используется для выделения параграфа горизонтальной линией.

При подготовке документов в редакторе Word это означает, что Вы можете использовать форматирование абзацев определенными стилями с выравниванием. Величина отступов первой строки абзаца и последующих строк от границы страницы значения не имеет. Для сдвига фрагмента текста вправо, влево используются таблицы с невидимыми границами.

·Списки

Элементы неупорядоченного списка во вьюере отображаются точками. Цвет точек зависит от уровня вложенности элемента списка.

Параметры для тегов <UL>, <OL> вьюер не поддерживает.

В редакторе Word Вы можете пользоваться нумерованными и ненумерованными списками без дополнительного определения их стилей.

·Таблицы

Для оформления границ таблицы поддерживается параметр BORDER=N тега <TABLE>, где N - ширина границы. N может иметь значения 0 или 1, если N=0 или параметр отсутствует, граница не отображается, если N=1, граница видимая, при задании пользователем значений больше 1, устанавливается значение, равное 1. По умолчанию N=0.

Для выравнивания текста внутри ячейки поддерживаются параметры CELLPADDING=N, CELLSPACING=N тега <TABLE>, ALIGN, VALIGN тегов <TR>, <TD>, <TH>. Атрибут VALIGN может иметь значения TOP, BOTTOM и MIDDLE (по умолчанию - MIDDLE).

Параметры BGCOLOR, BORDERCOLOR задают цвет фона и границы таблицы.

С помощью параметра WIDTH=N можно указать ширину таблицы или отдельно взятой ячейки в пикселях или процентах.

Если перечисленных параметров недостаточно для оформления таблицы, ее можно вставить как картинку.

В редакторе Word также есть настройки отображения таблицы, позволяющие задать способ отображения границ, выравнивание, цвет ячеек таблицы.

·Иллюстрации

Если в тексте документа есть иллюстрация, ее нужно подготовить в графическом формате (поддерживаются форматы JPG, GIF, BMP, PNG), затем в редакторе Word вставить в текст и сохранить файл в HTM-формате. При этом в настройках редактора Word необходимо отключить опцию сохранения рисунков в отдельной папке. Рекомендуется в качестве имени такого файла использовать одно слово латинскими буквами, иначе изображение не подхватится при внесении файла в Собственную базу.

Анимированные GIF89 отображаются как статические. Поддерживается обтекание картинки в параграфе.

 

Создание структуры документа

В системах ЛІГА:ЗАКОН реализована дополнительная возможность просмотра структуры документа (оглавления) (см. пункт "Структура документа" Раздела 6 "Работа с документами"). Для того, чтобы при просмотре текстов собственных документов пользоваться этой возможностью, необходимо при форматировании соблюдать ряд правил.

Элементами структуры считаются параграфы, оформленные тегами <H2> - </H2> ….. <H6> - </H6>.

Тег <H1> используется при оформлении как заголовок документа, который не требуется отображать в окне структуры.

Однотипные теги заголовков <H> отображаются на одном уровне в окне структуры документа и содержат в качестве подуровней теги младших заголовков, расположенные между однотипными заголовками <H>.

Пример иерархии в структуре документа:

<H1> Текст, который не отобразится в окне структуры (тип документа) </H1>

<H2> Глава1 </H2>

<H3> Раздел1 </H3>

<H4> Подраздел11 </H4>

<H4> Подраздел22 </H4>

<H3> Раздел2 </H3>

<H4> Подраздел33 </H4>

<H2> Глава2 </H2>

<H3> Раздел3 </H3>

<H3> Раздел4 </H3>

<H4> Подраздел44 </H4>

<H2> Глава3 </H2>

При подготовке документов в редакторе Word это означает, что Вы можете использовать стили "Заголовок2" - "Заголовок6" для отображения в структуре документа.

На этапе первичной подготовки документов квалифицированный оператор может также создавать гипертекстовые ссылки и добавлять сразу несколько редакций документов. Эти возможности относятся к операциям по модификации документов и будут описаны ниже.

 

14.1.2.2. Заполнение карточки поисковых реквизитов

 

Заполнение карточек новых документов для внесения в Локальную базу данных осуществляется в подпункте "База: Учет персонала" пункта "Ведение Корпоративной и Локальных БД" Главного Меню рабочего окна.

Окно списка карточек своей БД первоначально пустое, доступны только кнопка Добавить для внесения карточки первого документа в базу и кнопка Выход. В нижней части окна (рис. 14.2) содержится расшифровка пиктограмм, которые располагаются рядом с реквизитами документа в списке, и панель инструментов с кнопками, назначение которых будет описано ниже по тексту. Определить название кнопок можно по всплывающим подсказкам.

 

Рис. 14.2. Фрагмент окна "Ведение Корпоративной и Локальных БД"

 

Рис. 14.3. Окно заполнения карточки документа

 

После нажатия кнопки Добавить откроется окно заполнения карточки с реквизитами документа (рис. 14.3), в нижней части которого также содержится панель инструментов с такими кнопками:

 

Таблица 14.1.

Назначение кнопок в окне редактирования карточки поисковых реквизитов

Сохранить карточку поисковых реквизитов и файл для внесения в базу.

Отказ от внесения изменений.

Вызов текстового редактора для редактирования текста документа.

Назначение внешней программы-редактора для редактирования текстов, как правило, MS Word. В дополнительном окне следует выбрать название редактора и нажать кнопку Выбрать. Путь к программе пропишется в конфигурации системы. Вы можете самостоятельно указать путь к программе редактора, нажав кнопку стандартного диалога открытия файла. Для подтверждения выбора редактора нажмите кнопку Сохранить.

Сохранение текста документа в файл в HTM-формате. Открывается стандартное диалоговое окно ввода названия документа.

Установить из шаблона значения для заполнения реквизитов. Открывается дополнительное окно с перечнем сохраненных шаблонов пользователя.

Запомнить как шаблон заполненные поля реквизитов. Открывается окно ввода названия шаблона.

Удалить шаблон. Открывается окно выбора шаблона из перечня.

Добавить ссылки из закладок - кнопка активна в том случае, если текст документа открыт во внешнем редакторе.

Назначение прав на редактирование значений поля другим пользователям. Кнопка доступна в Локальной БД для полей, которые содержат Справочники значений и Классификаторы. Открывается окно назначения прав. Назначать права другим пользователям системы может только пользователь под именем administrator.

Если кнопка не вдавлена - документ готов к доливке в базу, если вдавлена - документ находится в работе и не будет добавляться в базу до тех пор, пока не будет отжата эта кнопка. Эта кнопка позволяет редактировать документ независимо от запуска задачи приема документов в базу

 

Более подробно использование отдельных кнопок будет описано далее по тексту документации.

 

Поскольку Локальная БД представляет собой совокупность карточек поисковых реквизитов и текстов, обязательным элементом базы является собственно текст документа, который нужно программно связать с карточкой. Чтобы ввести текст документа, который Вы подготовили и сохранили в файле на жестком диске компьютера, следует нажать кнопку напротив поля "Файл". Система предоставит возможность поиска необходимого файла на диске в стандартном диалоговом окне открытия файла. После этого текст документа будет помещен в верхнюю часть окна ввода документа (рис. 14.3).

Для предотвращения ввода дублей документов исходный текст документа после сохранения карточки реквизитов удаляется. Если вы не хотите, чтобы документ из исходной папки удалялся, снимите галочку с опции "Удалять файл с документом после внесения в Собственную БД" в Общих настройках системы на закладке "Системные".

 

Внимание!

Обратите внимание на имя, занесенное в поле "Файл". Это новое имя, сгенерированное системой по определенным соглашениям, что обеспечивает уникальность идентификаторов документов. После сохранения карточки с текстом документа формируется файл с новым именем в каталоге SelfBase.

 

Далее необходимо заполнить реквизиты в карточке документа. Те поля, для которых предусмотрен Справочник значений, следует заполнять с помощью кнопки и выбирать значение из справочника или классификатора. Прямой набор значений с клавиатуры запрещен во избежание ошибок и повторений значений. Порядок наполнения Справочника значениями и их редактирование описан ниже. В том

Справочнике, для которого предусмотрена возможность выбора нескольких значений, в списке есть квадратики. Щелчок мыши в квадратике ставит или снимает галочку, которая означает, что значение выбрано. После выбора значения оно копируется в правую часть окна.

Для отбора значений из многоуровневого классификатора следует раскрыть ветку дерева, нажимая левой кнопкой мыши на знак "+" в дереве, выбрать нужное значение двойным щелчком на нем мышкой, или нажать кнопку Пометить. Напротив выбранного значения ставится красная точка. Точка меньшего размера означает, что выбрано значение из вложенной ветки дерева. Выбранное значение отображается в списке в правой части окна. Имеется возможность отметить несколько значений. Для сброса всех отметок нужно нажать кнопку Очистить. Для подтверждения выбора списка отмеченных значений нажмите кнопку Выбрать, после чего окно классификатора закроется.

Остальные поля заполняются с клавиатуры или операцией выделения и копирования фрагментов текста из верхнего окна. Например, для заполнения поля "Слова из названия" можно выделить с помощью мышки название документа в верхней части окна и нажать правую кнопку мышки. В контекстном меню выбрать команду Копировать, затем перенести активность в поле ввода в нижней части окна и в контекстном меню выбрать команду Вставить ("горячие клавиши" Ctrl+C, Ctrl+V). В нижней части окна контекстное меню в полях ввода дополнительно имеет команды Очистить поле ввода, вставить Разделитель, Выровнять. Разделитель - служебный символ, который необходимо использовать при вводе нескольких значений реквизита в одном поле.

Поле типа "Дата" рекомендуется заполнять с помощью календаря, который вызывается кнопкой , находящейся справа от поля соответствующего реквизита. В открывающемся окне можно указать год, месяц и число.

Поля ввода, редактирование которых с клавиатуры запрещено, затемнены серым цветом. Следует обратить внимание на специальные обозначения рядом с названием поискового реквизита. Знак "*" означает, что данное поле заполняется обязательно. Если Вы попытаетесь сохранить карточку реквизитов с пустым полем, система выдаст предупреждение и сохранение не произойдет. Знак "!" означает, что данное поле включено во множество полей, для которых контролируется уникальность заполнения. Например, опция контроля уникальности была активизирована для полей вида и номера документа (это делается на этапе детальной настройки БД). Если Вы попытаетесь сохранить две карточки реквизитов, в которых будут введены одинаковые значения для вида и номера документов, система выдаст предупреждение и сохранение не произойдет.

Когда поля в карточке документа будут заполнены, нажмите кнопку Сохранить. Перед Вами вновь откроется окно "Ведение Корпоративной и Локальных БД", в нем появится первый документ, который готов для приема в Локальную БД. Если Вы решили не заносить документ в базу, нажмите кнопку Отказ.

В окне "Ведение Корпоративной и Локальных БД" документ можно редактировать, удалить, назначить права на доступ к этому документу другим пользователям системы ЛІГА:ЗАКОН, а также получить информацию об этапах редактирования документа. Пользователь, добавивший документ в базу, автоматически имеет права "Владелец" данного документа.

Если Вы нажмете кнопку Добавить (рис. 14.3), то снова откроется окно "Заполнение карточки" для ввода следующего документа. Если нажмете кнопку Изменить или дважды щелкнете мышью, то в окне "Заполнение карточки" будет открыт тот документ, на котором стоит курсор в окне "Ведение Корпоративной и Локальных БД" (он выделен прямоугольником).

 

Внимание!

Кнопка  Удалить из списка означает удаление документа из списка подготовленных для внесения в базу документов. Если это вновь созданный документ, его карточка будет удалена и восстановление невозможно.

 

Итогом работы режима подготовки карточек и документов для внесения в Локальную БД является набор элементов, входящих в посылку, - файл с расширением CDF и набор упакованных документов со сгенерированными по внутренним соглашениям именами и расширением LHT. CDF-файл содержит записи карточек.

Имя этого файла также создается по определенным соглашениям, обеспечивающим его уникальность. Все перечисленные файлы записываются в подкаталог SELFBASE каталога, в котором установлена система.

 

Справочник значений

В Локальной БД редактирование Справочника значений разрешено только пользователю administrator и тем пользователям, которым пользователь под именем administrator передал права на редактирование. (Одноименная кнопка в окне редактирования карточки доступна только пользователю administrator и активна, если курсор установлен в полях со Справочниками.)

Для того чтобы пополнить Справочник значений, в окне Справочника нажмите кнопку Редактировать . Откроется окно, показанное на рис. 14.4, в нижней части которого находится поле ввода. Для окончания ввода значения нажмите клавишу Enter. Значения в Справочнике сортируются по алфавиту.

 

Рис. 14.4. Окна выбора и редактирования значений Справочника

 

Чтобы отредактировать значение, активизируйте его мышью и нажмите кнопку Редактировать - значение будет скопировано в поле ввода. Для окончания редактирования нажмите Enter.

Для удаления значения из Справочника нажмите кнопку Удалить. Заметим, что значения, которые уже используются в документах базы данных, удалить нельзя.

 

Классификатор

Примером классификатора в системах ЛІГА:ЗАКОН может служить режим Тематические направления, классификатор в секции "Консультации". Многоуровневый классификатор Локальной БД пополняется и редактируется пользователем.

Редактировать классификатор Локальной БД может только пользователь под именем administrator или пользователь с назначенными администратором правами.

Для пополнения или редактирования классификатора следует нажать кнопку Изменить в окне выбора значения классификатора. Откроется окно, показанное на рис. 14.5. Установите курсор на значение того уровня, в который нужно добавлять новое значение. Кнопка Добавить позволяет добавить новое значение в конец ветви того же уровня. Кнопка Вставить служит для создания вложенной ветки в иерархическом дереве. В ставшем доступным для ввода поле Значение наберите необходимую информацию, после чего нажмите кнопку Enter.

 

Рис. 14.5. Окно редактирования значений классификатора

 

Новое значение появится в дереве классификатора. Его можно редактировать или удалить с помощью соответствующих кнопок Изменить и Удалить. Эти кнопки доступны только для тех значений в дереве классификатора, которые не использованы во внесенных в базу документах.

 

Использование шаблонов при заполнении карточки реквизитов

Часто повторяющиеся сочетания значений полей оператор ввода может сохранить в шаблон. Для этого добавьте новую карточку и, не выбирая имени файла документа, наполните несколько поисковых полей реквизитов значениями. Нажмите кнопку Запомнить как шаблон и введите название шаблона.

Теперь, при добавлении нового документа, сначала нажмите в окне заполнения реквизитов кнопку Установить из шаблона. Ранее введенные значения полей появятся в полях ввода. Заполните оставшиеся поля реквизитов, откройте файл с документом - и документ готов к вводу в базу. Использование шаблонов значительно ускоряет процесс ввода группы однотипных документов.

Для удаления сохраненного ранее шаблона нажмите кнопку Удалить шаблон и выберите название из списка.

 

14.1.2.3. Создание документов-ссылок

 

Документ-ссылка в Локальной БД - это карточка поисковых реквизитов Локальной БД, к которой прикреплен текст из Системной базы. Другими словами, ссылку на текст нормативного документа можно снабдить реквизитами для поиска по Локальной БД и поместить в Локальную БД .

Для того, чтобы создать документ-ссылку, откройте режим отображения списка и активизируйте документ Системных баз. В контекстном меню выберите команду Сделать документ-ссылку, в подменю выберите название Локальной БД. После того как система проанализирует Ваши права и возможность создания документа-ссылки (для документов Локальной БД такая возможность не реализована), откроется окно редактирования карточки поисковых реквизитов, в которой в окне "Слова из названия" автоматически будет написано название документа-ссылки. Вы можете редактировать поля реквизитов, но не текст документа: текст документа Системных баз остается без изменений.

 

14.1.3. Определение прав доступа к документу

 

В системах ЛІГА:ЗАКОН реализованы два различных варианта разграничения прав доступа пользователей к документам Локальной БД. В первом варианте каждому пользователю присваивается определенный уровень доступа, а каждому документу присваивается уровень секретности (от 0 до 10), который заполняется при вводе документа. Пользователь имеет право на просмотр конкретного документа только в том случае, если его уровень доступа не ниже уровня секретности этого документа.

При использовании второго варианта задаются права доступа каждого пользователя на каждый документ (прямое назначение прав доступа). Этот вариант не затрагивает карточку документа, права можно назначать и снимать как на этапе подготовки документа, так и в любой момент эксплуатации системы. Существует три уровня прав:

· чтение - пользователь может только просматривать информацию;

· модификация - возможно редактирование реквизитов и текста документа;

· владелец - пользователь имеет полные права на модификацию документа и возможность назначать права другим пользователям.

Функции назначения прав доступны только Владельцу базы или Владельцу документа, а также пользователю под именем administrator.

Допускается одновременное использование обоих вариантов определения прав доступа к документу.

 

14.1.3.1. Система соответствия уровней доступа пользователей и уровня секретности документа

 

Уровень секретности - реквизит, автоматически добавляемый в карточку документа. То есть при конструировании базы специально его добавлять не нужно. По умолчанию он равен 0. Это означает, что доступ к документу определяется правами, определенными для данного документа Владельцем документа или Владельцем базы (по второму варианту назначения прав). Если уровень секретности установить выше 0, то доступ к тексту документа будет определяться уровнем доступа пользователя (1 - 10), назначенным ему администратором системы в Менеджере пользователей.

В том случае, если оператор ввода документов работает с документами одного уровня секретности, имеет смысл настроить автоматическое заполнение данного поля нужным значением. Для этого в Главном Меню системы вызовите команду Общие настройки, и в открывшемся окне на закладке "Системные" установите "Уровень секретности по умолчанию". Уровень доступа пользователей устанавливается администратором системы.

Уровень секретности, как реквизит документа, присутствует в карточке корпоративных документов. Поэтому система соответствия уровней доступа и уровня секретности является глобальной для всех документов Локальной БД.

Уровень секретности имеет приоритет выше, чем прямые права на доступ к документу. Это означает, что если документ имеет уровень секретности выше 0, но права доступа к нему явно не определены, все пользователи могут открыть текст этого документа, поскольку по умолчанию они имеют уровень доступа 1.

Наивысший уровень доступа к документам - у администратора базы, для этого нужно зайти в клиентскую часть системы под именем administrator. В таком режиме входа доступны операции назначения и проверки прав доступа к документам.

 

14.1.3.2. Прямое назначение прав доступа

 

Этот вариант определения прав доступа к документу строится в виде электронной таблицы (в запакованном формате), в которой конкретному документу ставится в соответствие список имен пользователей и их права. Права доступа на документ можно установить на этапе подготовки документа к вводу в систему, либо позже это может сделать Владелец базы или Владелец документа.

Если документ и его реквизиты сохранены в режиме "Ведение документов Корпоративной и Локальных БД", установите курсор (активность) на документ в списке и нажмите кнопку Права. Откроется окно "Права доступа", рис. 14.6, в котором можно назначить такие виды прав:

·Владелец (О) - разрешается просматривать текст документа, модифицировать и удалять документ, а также назначать на него права другим пользователям. По умолчанию Владельцем документа становится его создатель в момент сохранения карточки реквизитов с присоединенным текстом
·Разрешен просмотр (R) - разрешается просмотр текста документа Локальной БД;
·Разрешена модификация (M) - разрешается просматривать, модифицировать и удалять документ.

Запрещающие права очевидны. Заметим, что для того, чтобы запретить модификацию документа, вовсе не обязательно активизировать опцию "М-", достаточно оставить активизированной опцию "R" (только чтение) или деактивировать все виды прав - такой вариант будет означать, что доступ к тексту документа запрещен.

В окне "Права доступа" вы можете определить права доступа к документу (или документам) как для отдельных пользователей, так и для групп пользователей.

Список групп и отдельных пользователей с определенными для них правами отображается в верхней части окна.

 

Чтобы назначить права пользователю, выберите его имя в списке, расположенном в окне внизу слева и нажмите кнопку . Имя пользователя переместится в верхнее окно, и Вы можете отметить галочками нужные виды прав ("Владелец", "Разрешен просмотр" и т. д.). По умолчанию выбранному пользователю назначаются права "Разрешен просмотр" (R).

Чтобы назначить права группе пользователей, выберите ее имя в списке, расположенном в окне внизу справа и нажмите кнопку . Имя группы пользователей переместится в верхнее окно, и Вы можете отметить галочками нужные виды прав ("Владелец", "Разрешен просмотр" и т. д.).

Чтобы удалить пользователя или группу из верхнего списка, нажмите кнопку .

Описанные выше действия нужно повторить необходимое число раз, после чего нажать кнопку Согласие. Для выхода из окна назначения прав без изменения установленных прав на документ(ы) нажмите кнопку Отказ.

После приема документов в базу порядок назначения прав следующий. (Еще раз напомним, что прямое назначение прав доступно только Владельцу базы или Владельцу конкретного документа.) Постройте список документов, на которые нужно назначить права, или отметьте несколько документов в списке. В контекстном меню, которое вызывается нажатием на правую кнопку мыши, выберите команду "Права на документ". Откроется окно "Права доступа", рис. 14.6, работа в котором описана выше.

 

Рис. 14.6. Окно прямого назначения прав доступа

 

Прямое назначение прав на документы доступно также Администратору системы в режиме "Управление правами доступа", см. Руководство администратора Локальной БД "Учет персонала".

 

Примечание

В режиме отображения списка найденных документов на Рабочем Столе системы пользователю с именем administrator открывается команда “Проверка прав” в контекстном меню. При выборе этой команды открывается окно, подобное окну назначения прав. Если в нем выбрать пользователя и установить для него определенный вид прав, система проанализирует электронную таблицу прав, и в списке останутся только те документы, на которые выбранный пользователь имеет определенные права. При этом следует учитывать, что таблица прав анализируется на точное соответствие выбранному виду прав. Это означает, что если пользователь имеет права ORM на документ, то при проверке для него права R на этот документ в результате будет получено сообщение "Не найдены документы по условиям прав".

 

14.1.3.3. Информация о правах на документ

 

Находясь в режиме просмотра списка найденных документов, каждый пользователь системы может посмотреть, какими правами доступа он располагает к тому или иному документу. Для этого, активизировав документ в списке, необходимо выбрать в контекстном меню команду Информация о правах. Откроется окно, пример на рис. 14.7, в которое выведены оба варианта системы прав доступа, а также автор документа - такая информация может быть полезна в случае необходимости модифицировать документ.

 

             

Рис. 14.7. Окно "Информация о правах на документ"

 

14.1.4. Прием документов

 

После того как текст документа подготовлен, определены его реквизиты и заполнена карточка в режиме Ведения Корпоративной и Локальных БД, необходимо выполнить административную задачу "Создание и прием собственных посылок", которая находится на закладке "Собственные базы" в Менеджере задач и выполняется Администратором системы (см. Руководство администратора Локальной БД "Учет персонала"). После выполнения этой задачи введенные документы можно найти в системе с помощью всех доступных видов поиска.

 

14.1.5. Модификация документов

 

Документ может редактировать Владелец этого документа (автор) и тот пользователь, которому даны права на модификацию этого документа.

Чтобы избежать перекрестной корректировки одного документа различными пользователями, были введены разграничения по доступу к модификации документов. При вызове команды редактирования документа копия текста документа и его карточки поисковых реквизитов переводится в режим редактирования.

 

14.1.5.1. Редактирование поисковых реквизитов

 

Чтобы редактировать документы из Локальной БД, необходимо:

·составить запрос на поиск таким образом, чтобы в результате его выполнения документы, подлежащие редактированию, попали в список найденных документов, и активизировать один из документов или пометить группу документов;
·с помощью команды Редактировать документ в базе из контекстного меню, вызываемого по правой кнопке мышки, отправить документ(ы) на редактирование. Система выдаст соответствующее сообщение, а документ (или группа) в списке будет помечен пиктограммой . Если будет выдано сообщение "Документ захвачен пользователем", то это означает, что в данный момент документ модифицируется другим пользователем;
·подождать несколько секунд, пока система анализирует права доступа к выбранным для редактирования документам. В итоге откроется окно "Ведение Корпоративной и Локальных БД", в котором будут находиться все отправленные на редактирование документы. Если команда редактирования применялась для одного документа, то он появится в окне "Заполнение карточки";
·в открывшемся окне "Заполнение карточки" можно изменить как значения полей, так и сам текст документа, вызвав его на редактирование кнопкой Редактировать (подробно редактирование текста документа описано ниже);
·для сохранения изменений нажать кнопку Сохранить, для того, чтобы оставить документ без изменений кнопку Отказаться;
·чтобы отредактировать другой документ в окне списка документов пользователя, дважды щелкните на нем мышкой или нажмите кнопку Изменить;
·выйти из режима "Ведение Корпоративной и Локальных БД" и выполнить задачу "Создание и прием собственных посылок".

 

Примечание

Нет необходимости выполнять эту задачу после редактирования реквизитов каждой карточки или подготовки нового документа. Эта задача блокирует работу пользователей с системой и обычно выполняется один раз в сутки или по необходимости.

 

14.1.5.2. Групповая корректировка реквизитов

 

В случае необходимости изменить значение одного или нескольких реквизитов для группы документов необходимо выполнить следующие действия:

·отметить в списке те документы, реквизиты которых нужно изменить;
·в контекстном меню выбрать команду "Групповая корректировка". Дождаться, когда система проверит Ваши права доступа к отмеченным документам. В случае необходимости разрешить конфликтные ситуации доступа. В результате выполнения команды откроется окно редактирования карточки документа, но в верхней его части будет находиться список редактируемых документов, а в нижней перечень реквизитов, для которых разрешается групповая корректировка (см. рис. 14.8);
·заполнить необходимые поля значениями (заполнение всех полей не только не обязательно, но не желательно - такое действие приводит к потере уникальности поисковых реквизитов для разных текстов документов). Кнопка Очистить значение поля предназначена для очистки поля во всех документах списка. Кнопки панели инструментов, связанные с редактированием текста документов, в данном режиме не доступны;
·нажать кнопку Сохранить. Перед Вами вновь откроется окно "Ведение Корпоративной и Локальных БД", в нем появятся откорректированные документы, готовые для приема в Локальную БД.
·Если Вы решили не сохранять результаты групповой корректировки, нажмите кнопку Отказ. Документы останутся в окне "Ведение Корпоративной и Локальных БД", но с неизмененными реквизитами. Чтобы предотвратить прием этих документов в систему, удалите их из списка соответствующейь кнопкой.

 

 

Рис. 14.8. Пример окна режима групповой корректировки реквизитов

 

14.1.5.3. Удаление документов

 

Удалить документ из базы может Владелец этого документа (автор) и те пользователи, которым были даны прямые права на модификацию этого документа.

Для того, чтобы удалить документы из Локальной БД, необходимо выполнить следующие действия:

·составить запрос на поиск таким образом, чтобы в результате его выполнения документы, подлежащие удалению, попали в список найденных документов, и активизировать один из документов или отметить группу документов;
·с помощью команды контекстного меню Удалить документ из базы, вызываемого по правой кнопке мышки, отправить документ(ы) на удаление. Система выдаст соответствующее сообщение, а документ(ы) в списке будет помечен пиктограммой . Если будет выдано сообщение "Документ захвачен пользователем", то это означает, что в данный момент документ модифицируется другим пользователем. Аналогичным образом можно отправить на удаление другие документы из списка;
·после этого, как и в случае редактирования, необходимо выполнить задачу "Создание и прием собственных посылок".

 

14.1.5.4. Отмена редактирования и удаления

 

Чтобы отменить операцию удаления документа из Локальной БД, необходимо:

·открыть окно со списком документов, отправленных на модификацию, с помощью пункта "Ведение Корпоративной и Локальных БД" Главного Меню, подпункт с названием базы;
·активизировать нужный документ и нажать кнопку Удалить из списка. Такой документ не попадет в посылку для приема в базу.

 

Чтобы отменить модификацию реквизитов документа или его текста, Вы также должны нажать кнопку Удалить из списка в окне "Ведение Корпоративной и Локальных БД".

 

Примечание

1. Когда документ отправлен на редактирование, он все равно доступен для работы в системе ЛІГА:ЗАКОН (поиск, просмотр, печать и т. п.), а в режиме редактирования доступна его копия, которая заменит документ только после приема посылок в систему для Локальной БД.

2. Когда документ отправлен на редактирование, то его уже нельзя отправить на удаление. И наоборот, когда документ отправлен на удаление, то его уже нельзя отправить на редактирование. Такие ситуации можно решить в окне "предупреждении о конфликтах (см. об этом ниже).

3. Чтобы изменить состояние документа, используйте кнопку Удалить из списка в режиме "Ведение Корпоративной и Локальных БД". Эта кнопка удаляет документ из списка формирования посылки, но не из системы.

 

14.1.5.5. Редактирование текста

 

Для того, чтобы появилась возможность редактировать текст документа, нужно сначала определить программу редактирования текстов - внешнюю программу, как правило, MS Word. В окне "Заполнение карточки" нажмите кнопку . В открывшемся окне следует выбрать название редактора и нажать кнопку Выбрать. Путь к программе пропишется в конфигурации системы. Вы можете самостоятельно указать путь к программе редактора, нажав кнопку стандартного диалога открытия файла. Для подтверждения выбора редактора нажмите кнопку Сохранить.

После выбора программы редактирования становится доступной кнопка Редактировать. При ее нажатии текст документа открывается в отдельном окне редактора Word. Если редактор не запущен, он откроется системой. Уникальное имя файла текста документа изменять запрещено. После окончания работы с текстом документа сохраните текст и закройте редактор, иначе система выдаст предупреждение о том, что редактор находится в активном состоянии и не даст возможности сохранить карточку поисковых реквизитов.

На этапе редактирования текста возможно создание гипертекстовых ссылок документа.

 

14.1.5.6. Интеграция с нормативной базой ЛІГА:ЗАКОН - создание гипертекстовых ссылок в документах

 

Вы можете создавать ссылку на интернет-сайт, электронный адрес или внешний файл (последний точно должен находиться на жестком диске по указанному в ссылке пути). Для ссылок, которые начинаются на 'http:', 'www.', 'mailto:' или содержащие аббревиатуру 'RTF' в качестве расширения файла, система делает попытку вызвать внешнюю программу, ассоциированную с расширением файла, указанного в параметре HREF тега <A>.

Из текста корпоративного документа можно сделать ссылку на документ Системной БД или другой документ Локальной БД на этапе подготовки ввода нового документа в базу или его редактирования несколькими способами:

<1-й способ> Ссылка на место в документе

1)Открыть документ Системной БД и создать в нужном месте закладку любого типа (см. пункт 6.16 "Работа с закладками" Раздела 6 "Работа с документами").
2)Открыть карточку поисковых реквизитов документа. Для этого открыть режим "Ведение Корпоративной и Локальных БД", выбрать документ в списке и нажать кнопку Изменить. Если это новый документ базы, то в окне со списком документов нужно нажать кнопку Добавить, подгрузить текст документа и заполнить поля поисковых реквизитов (см. пункт 14.1.2.2 "Заполнение карточки поисковых реквизитов").
3)В окне заполнения карточки поисковых реквизитов нажать кнопку Редактировать для вызова текста документа в текстовом редакторе.
4)В окне текстового редактора отметить фрагмент текста, из которого нужно сделать ссылку на закладку.
5)Из текстового редактора вернуться в окно системы ЛІГА:ЗАКОН, в карточку документа.
6)Нажать кнопку Добавить ссылки из закладок. Откроется окно с перечнем закладок. Выбрать закладку, на которую нужно сделать ссылку, и дважды щелкнуть на ее названии мышью (рис. 14.9). (Для поиска нужной закладки рекомендуем пользоваться кнопками Панели инструментов Сортировать по..., Поиск слова в названиях, Отображать только... . Они работают так же, как в окне с перечнем закладок системы.)
7)Вернуться в текстовый редактор и убедиться, что гиперссылка создана: фрагмент текста должен быть выделен шрифтом голубого цвета. Не следует проверять из окна редактора, как отрабатывает гиперссылка, т. е. щелкать на ней мышью, - ссылка будет работать только после ввода документа в систему.
8)Сохранить изменения в тексте и закрыть текстовый редактор, вернуться в окно редактирования карточки.
9)Сохранить карточку документа.

 

Рис. 14.9. Порядок создания ссылки с помощью закладок

 

<2-й способ> Ссылка на начало документа

1)Построить Запрос на поиск таким образом, чтобы в результате его выполнения нужный документ системы ЛІГА:ЗАКОН попал в список найденных документов.
2)Отметить мышкой нужный документ, чтобы он стал активным.
3)Одновременно нажать на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+Insert.
4)Перейти в редактор Word с открытым текстом собственного документа.
5)Выделить фрагмент, из которого нужно сослаться на документ Системной БД, и вызвать команду создания гипертекстовой ссылки.
6)В открывшемся окне установить курсор и щелкнуть мышкой в поле ввода гипертекстовой ссылки, затем одновременно нажать на клавиатуре сочетание клавиш Shift+Insert. В окне ввода появится служебное имя файла из Системной БД.
7) Нажать кнопку ОК для завершения создания гипертекстовой ссылки. В тексте собственного документа появится ссылка, выделенная синим цветом с подчеркиванием.
8)Сохранить документ в HTML-формате.

<3-й способ> Создание гиперссылки, текст которой содержит реквизиты ссылочного документа

В случае, когда из текста собственного документа нужно сделать ссылку на развернутое название документа - его вид, дату принятия, название, удобно воспользоваться следующим способом. Чтобы не набирать с клавиатуры данные о документе, следует:

1)Выполнить пункты 1 - 3 1-го способа.
2)Установить курсор в том месте текста документа, где нужно внести гиперссылку, но не выделять фрагмент текста.
3)Выполнить пункты 5 и 6 1-го способа.
4)Вернуться в текстовый редактор и убедиться, что гиперссылка создана: в текст документа вставлен новый фрагмент текста, написанный шрифтом голубого цвета. Фрагмент содержит следующие реквизиты ссылочного документа: вид, дата принятия, название документа в кавычках. Текст ссылки можно редактировать.

 

Для создания ссылки из одного корпоративного документа на другой документ Локальной базы, необходимо сначала внести один документ в систему, затем создать гиперссылку одним из вышеописанных способов.

 

14.1.5.7. Работа с редакциями документа

 

Вы можете добавлять редакции текста документа на определенную дату. Это означает, что в системе Вы будете видеть корешки-закладки с указанием даты редакции аналогично документам системы ЛІГА:ЗАКОН, рис. 14.10.

 

Рис. 14.10. Представление редакций документа в системе

 

Рис. 14.11. Фрагмент окна заполнения карточки с кнопками управления редакциями

 

Отличие от документов Системной БД состоит в том, что текст документа Локальной БД представляется полностью, без выделения измененных фрагментов.

Для того чтобы добавить новую редакцию документа, откройте окно "Заполнение карточки" ранее внесенного документа. Напротив поля ввода названия файла документа размещены кнопки, рис. 14.11.

Отличие команд Добавить редакцию и Дублировать редакцию состоит в том, что при добавлении открывается стандартное диалоговое окно выбора имени файла нового текста редакции, сохраненного ранее на диске, а при дублировании текст существующей редакции полностью копируется в новую редакцию и может быть отредактирован оператором позже с помощью внешнего редактора (см. пункт 14.1.5.5 "Редактирование текста", кнопка ).

После выбора команды Добавить или Дублировать открывается окно выбора даты существующей редакции документа, а затем окно выбора даты новой редакции. Если в первом документе заполнено системное поле даты ввода, то дата существующей редакции не запрашивается. Вы можете устанавливать дату новой редакции меньше или больше существующей редакции. После выбора даты новой редакции в верхнем окне появляется новый корешок-закладка с датой редакции. Вы можете переключаться между текстами редакций щелчком мыши на закладке. Текст активной редакции можно редактировать или Удалить редакцию документа одноименной кнопкой.

 

14.1.5.8. Разрешение конфликтных ситуаций при модификации документов

 

Если модификация реквизитов и текстов документов Локальной БД производится одновременно несколькими пользователями сетевого варианта системы, возможны ситуации, когда пользователи одновременно предпринимают попытку модифицировать один и тот же документ, причем по-разному. Например, один производит редактирование, а второй - удаление документа. Или осуществляется попытка модифицировать документ, копия которого уже находится в режиме Ведения Корпоративной и Локальных БД и сохранена в каталоге для формирования посылки. Такие ситуации называются конфликтными. При каждой попытке модифицировать документ, находящийся в списке найденных документов, анализируется состояние документов, отмеченных для модификации и, если это необходимо, на экран выдается окно "Разрешение конфликтного состояния документов", рис. 14.12.

 

Рис. 14.12. Окно разрешения конфликтных ситуаций документов при попытке их модификации

 

В этом окне Вы можете: отметить один или все документы и нажать кнопку Разрешить конфликт. Если изменение состояния документа возможно, то конфликтная ситуация будет решена. Вы можете также сохранить список документов в текстовый файл или отказаться от модификации документов и разрешения для них конфликтного состояния .

Если отмеченные Вами документы были отправлены на модификацию другим пользователем и задача "Создание и прием собственных посылок" еще не выполнялась, при попытке повторной модификации будет выдано предупреждение, рис. 14.13. Модификация таких документов возможна из режима Ведение Корпоративной и Локальных БД.

 

Рис. 14.13. Окно со списком документов, для которых выбранное Вами действие невыполнимо

 

14.2. Поиск и работа с документами Локальной БД

 

Поиск и работа с документами Локальной БД реализованы в специальном модуле, который обеспечивает весь спектр возможностей систем семейства ЛІГА:ЗАКОН.

 

14.2.1. Как искать необходимые документы

 

В результате выполнения процедуры приема посылок с подготовленными карточками реквизитов и текстами документы Локальной БД станут доступны для поиска всеми способами, которые реализованы для документов Системных баз ЛІГА:ЗАКОН. Как искать необходимые документы, описано в Разделе 4. Ниже будут кратко даны основные особенности видов поиска.

 

14.2.1.1. Поиск по реквизитам

 

Самый короткий способ вызвать этот режим - щелкнуть мышью на строке Поиск документов на Левой панели в секции "Работа с Локальными БД". Вы можете также открыть основной режим "Запрос на поиск" и перейти на закладку с именем Локальной базы (рис. 14.14).

 

Рис. 14.14. Рабочее окно системы в режиме Запрос на поиск по реквизитам по Локальной БД

 

Перечень реквизитов для поиска по Локальной базе определяется на этапе настройки Локальной БД (пункт 14.3 данного Раздела).

Если в режиме детальной настройки базы для некоторых полей была активизирована опция "Сортировать", то на Дополнительной панели режима Запроса на поиск Вы можете выбрать способ сортировки списка по одному из реквизитов Локальной базы. Список полей, по которым возможна сортировка, находится в подменю кнопки сортировки.

 

14.2.1.2. Поиск по контексту

 

Чтобы осуществить поиск по контексту в документах Локальной БД, необходимо сначала построить список документов Локальной БД любым из доступных видов поиска, а затем в окне Интеллектуального поиска выбрать Область поиска "В списке". Далее поиск выполняется, как описано в п. 4.1 Раздела 4.

 

14.2.1.3. Поиск по классификаторам

 

Вызов этого режима поиска на Левой панели в секции "Работа с Локальными БД", строка с именем Классификатора. Добавление классификаторов производится на этапе конструирования БД. Приемы поиска по упорядоченному иерархическому дереву (классификатору) описаны в п. 4.6 Раздела 4 и не имеют особенностей для Локальной БД.

 

14.2.1.4. Поиск по Динамическому НАВИГАТОРУ

 

Динамический НАВИГАТОР Локальной БД работает только через контекстное меню - в него попадут все те реквизиты, которые были определены в режиме "Динамический НАВИГАТОР" детальной настройки базы (рис. 14.15).

На Дополнительной Панели Инструментов в этом режиме доступны кнопки поиска слова из названия и переключатель в двухоконный режим.

 

Рис. 14.15. Рабочее окно системы с контекстным меню при работе с Динамическим НАВИГАТОРОМ Локальной БД (двухоконный режим)

 

14.2.2. Работа со списками документов

 

14.2.2.1. Список документов как результат поиска

 

Результатом любого проведенного поиска в системе ЛІГА:ЗАКОН является список документов. Для каждого корпоративного документа в списке отображается перечень значений тех реквизитов, которые были определены в режиме "Список" детальной настройки базы. Таким образом, не открывая тексты, Вы можете оценить, найдены ли необходимые документы.

Если в режиме детальной настройки базы для некоторых полей была активизирована опция "Сортировать", то на Дополнительной панели режима отображения списка найденных документов Вы можете выбрать способ сортировки списка по одному из реквизитов Локальной базы. Список полей, по которым возможна сортировка, находится в подменю кнопки сортировки.

 

14.2.2.2. Обозначения, принятые для документов в списке

 

В списке найденных документов документы Локальной БД имеют свою иконку, которую можно изменить на этапе конструирования.

Документы, которые находятся на стадии редактирования, в списке отмечены пиктограммой . Документы, отмеченные к удалению, имеют пиктограмму .

Запрет на просмотр текста документа отображается пиктограммой . Перечень реквизитов, отображаемых в списке для такого документа, может отличаться от полного перечня, который отображается для документов, разрешенных для чтения.

 

14.2.3. Работа с документами

 

14.2.3.1. Возможности работы с текстами документов

 

К документам Локальной БД применимы все основные приемы работы с текстами, описанные в Разделе 6: просмотр, печать, копирование в буфер обмена и в MS Word, сохранение в файл, автоматический перевод с украинского на русский или английский язык, контекстный поиск, печать, контроль реквизитов документа с помощью Референта и многое другое.

 

14.2.3.2. Структура документа

 

Если на этапе подготовки текста документа он был оформлен в формате HTML с использованием тегов разметки заголовков разных уровней, то в режиме просмотра текста на Рабочем Столе при нажатии на кнопку , расположенную на Дополнительной Панели Инструментов, откроется структура документа.

 

14.2.3.3. Информационная карточка документа

 

В режиме отображения Информационной карточки документа представлены те реквизиты, которые были определены на этапе в режиме "Информационная карточка" детальной настройки базы. К ним автоматически добавляются, если это необходимо, поля "Документы, которые ссылаются на данный" и "Документы, на которые ссылается данный".

 

14.3. Конструирование Локальной БД

 

14.3.1. Определение структуры Локальной БД

 

Структура Локальной БД пользователей настраивается Конструктором БД. Структура БД включает в себя: множество и тип полей для ввода поисковых реквизитов документа; детальную настройку атрибутов этих полей, которая используется при отображении в различных режимах поиска; настройку режимов поиска по Локальной БД и отображения документов в списке.

Прежде всего, для начала работы, необходимо назначить для определенного пользователя права доступа к Локальной БД в целом.

Управление правами доступа осуществляется Администратором системы ЛІГА:ЗАКОН и описано в Руководстве администратора Локальной БД "Учет персонала".

 

Внимание!

К конструированию базы данных допускается только Владелец базы.

 

Прежде чем приступать к внесению документов в Локальную БД, следует тщательным образом продумать ее структуру: количество и тип необходимых полей (реквизитов), их размер и необходимость в обязательном заполнении, определить классификаторы и справочники, которые необходимы для удобного поиска информации, и их иерархическую структуру. Следует учитывать, что после внесения в базу некоторого количества документов изменить структуру Локальной базы будет сложно, а в некоторых случаях и невозможно, поскольку это может привести к потере внесенных данных.

 

Рис. 14.16. Окно быстрой настройки базы

 

14.3.2. Описание интерфейса Конструктора БД

 

Для того чтобы внести определенную Вами структуру Локальной БД в систему ЛІГА:ЗАКОН, вызовите подпункт "Конструирование БД -> Настройка базы: <название базы>" в пункте Сервисы Главного Меню. На Рабочем Столе откроется окно Быстрой настройки базы, рис. 14.16.

Это окно позволяет быстро, не вдаваясь в подробности, определить количество и типы полей, которые будут использоваться при поиске документов. В дальнейшем Вы сможете воспользоваться Детальной настройкой для уточнения вида списков найденных документов, информационных карточек, Динамического НАВИГАТОРА и собственных классификаторов.

В поле этого окна "Название базы" можно задать свое уникальное название базы. Если предполагается вести базу на трех языках, названия базы на других языках можно ввести в окне детальной настройки.

Слева в окне Быстрой настройки базы находятся "Поля базы пользователя", заданные в новой базе по умолчанию. Эти поля принадлежат Системной базе, но предлагаются для использования в базе пользователя. Необходимыми по умолчанию и обязательными для заполнения являются поля "Файл" и "Слова из названия". Поле "Файл" необходимо для привязки к карточке поисковых реквизитов определенного файла с текстом документа. Поле "Слова из названия" предназначено для ввода названия документа, которое в дальнейшем будет отображаться в списках, полученных в результате поиска. Названия полей можно изменить в поле ввода "Название поля пользователя". С помощью кнопок и названия полей перемещаются из части "Поля базы пользователя" в часть "Доступные поля системной базы" и обратно. Таким образом Вы можете пополнить или изменить набор полей в своей базе.

Активизируя мышкой название поля, в нижней части окна Быстрой настройки базы Вы можете получить следующую информацию: идентификатор поля, размер поля (длина поискового индекса); отметка напротив признака "Разрешить много значений при вводе и поиске" означает, что для одного документа может быть введено несколько значений данного поля; признак "Искать в поле отдельные слова"  означает, что в поиске будут участвовать отдельные слова из значения этого поискового реквизита (по аналогии с реквизитом "слова из названия").

Порядок следования полей в карточке поисковых реквизитов можно изменить при помощи кнопок и .

Для сохранения настроек нажмите кнопку Сохранить, чтобы отказаться от внесения изменений в настройки кнопку Отмена. Для более детальной настройки полей служит кнопка Детальная настройка. Чтобы вернуться в окно Быстрой настройки базы, в окне детальной настройки нажмите кнопку Быстрая настройка (рис. 14.17).

 

Рис. 14.17. Окно детальной настройки базы в режиме "Общие"

 

Окно детальной настройки содержит ряд встроенных режимов - "Общие", "Поле", "Карточка", "Запрос", "Список", "Информационная карточка" и "Динамический НАВИГАТОР". Каждый из режимов предназначен для настройки отдельных видов отображения документов Локальной БД. Переключение между режимами осуществляется щелчком мышки на соответствующей кнопке.

В режиме "Общие" (рис. 14.17) можно изменить название базы на трех языках, а также получить общие сведения о базе. Нажав на кнопку , Вы можете выбрать свою пиктограмму (16х16 пикселей), которая будет отображаться на закладке в окне Запроса на поиск и в списке найденных документов. Активизация опции "Ведение базы данных на трех языках" дает возможность заполнять поисковые реквизиты на трех языках (три поля ввода) и выполнять поиск документов независимо от языка интерфейса системы. Это реализовано только для полей Системной базы; поля, добавленные пользователем, заполняются в едином поле ввода. Остальные режимы описаны в п.14.1 данного Раздела.

 

14.3.3. Типы полей и их настройка

 

Конструктором БД допускается использование полей следующих типов: строка, дата, число, классификатор. Для полей типа "строка", "число" и "классификатор" следует указать длину поля (фактически это длина поискового индекса). Длина поля влияет на поисковые функции системы: если длина поля слишком маленькая, возможны случаи совпадения значений данного поля для многих документов; если длина поля слишком большая - увеличивается дифференциация документов по данному реквизиту, но прием в базу и индексация замедляются.

Дополнительные возможности: для поля типа "число" можно указать количество знаков после десятичной точки, для "строки" и "числа" - задать маску ввода. Маска ввода содержит управляющие символы, допустимые для масок полей ввода в языке Delphi.

 

Примечание.

В шаблоне (маске) можно использовать следующие специальные символы:

L — в данной позиции должна стоять буква;

I — в данной позиции разрешен ввод буквы, но возможно ничего не вводить;

A — в данной позиции возможен ввод цифры или буквы;

a —  в данной позиции возможно вставить цифру, букву или оставить пустой;

C — в данной позиции возможен ввод любого символа;

0 — в данную позицию необходимо ввести цифру;

9 — в данной позиции может находиться цифра или она будет пустой;

# — в данной позиции может быть цифра, "+", "-". Позиция может быть оставлена пустой;

: — используется для разделения часов, минут и секунд в показаниях времени;

_ — в данном месте автоматически будет вставлен пробел.

 

Символы, не описанные выше, вставляются в результирующий текст без изменений.

Например, для маски даты можно использовать "90.00.0000 г.", для ввода цены - "##0.00 грн."

 

Чтобы добавить новое свое поле, нажмите кнопку Создать в секции "Новое поле" окна Быстрой настройки, рис. 14.16, или кнопку в окне детальной настройки в режиме "Поле", рис. 14.18.

В открывшемся окне создания нового поля (рис. 14.19) введите идентификатор поля латинскими буквами (до 6-ти символов). В секции "Название поля" Вы можете ввести название на одном из трех языков и воспользоваться встроенным переводчиком - нажатием кнопок , введенные слова будут переведены и вставлены в соответствующее поле. Далее следует определить тип поля.

 

Рис. 14.18. Вид режима "Поле" детальной настройки

 

Рис. 14.19. Окно создания нового поля

 

Активизация опции "Использовать справочник значений" означает, что в окне заполнения карточки поисковых реквизитов и в окне Запроса на поиск для данного поля будет добавлен Справочник значений, который вызывается нажатием на кнопку рядом с полем ввода. Использование Справочников значений позволяет избежать появления дублей и грамматических ошибок при заполнении карточек поисковых реквизитов и при составлении запроса на поиск.

Опция "Разрешить много значений при вводе и поиске" означает, что для одного документа можно ввести несколько разных значений в этом поисковом реквизите.

Опция "Искать в поле отдельные слова" позволит находить документ не по всему словосочетанию, а по его отдельным словам, аналогично поиску по "словам из названия". Для поля с таким признаком не рекомендуется активизировать опцию "Использовать справочник значений", поскольку он будет построен не по словосочетаниям, а по отдельным словам из них.

Кнопка Сохранить закрывает окно создания нового поля с сохранением параметров нового поля, кнопка Отказ - выход без сохранения.

Чтобы удалить новое поле, созданное пользователем, нажмите кнопку Удалить в окне Быстрой настройки или кнопку в окне Детальной настройки. Поля Системной базы и поля, значения которых уже внесены в Локальную БД, удалить нельзя.

 

Примечание

Максимально допустимое количество полей, созданных пользователем для Локальной БД - 65.

 

Рис. 14.20. Пример работы с названием поля пользователя

 

С помощью кнопки , расположенной возле названия в окне Детальной настройки, можно вставить специальный символ ^ разделения названия на части (переход на следующую строку). Его удобно использовать в тех случаях, когда название реквизита слишком длинное и занимает много места в окне Запроса на поиск, пример см. на рис. 14.20.

Для полей, созданных пользователем, в режиме "Поле" окна детальной настройки можно активизировать опцию "Возможность сортировать найденные документы" - в таком случае по этому реквизиту будет проводиться сортировка документов в окне со списком найденных документов.

 

14.3.4. Настройка режимов работы с документами

 

В окне Детальной настройки Локальной БД в режимах "Карточка", "Запрос", "Список", "Информационная карточка", "Динам. НАВИГАТОР" определяются особенности отображения, удобства поиска и просмотра его результатов для документов Локальной БД.

После окончания работ, чтобы сохранить все настройки, нажмите кнопку Сохранить, для выхода без изменений - кнопку Отмена. Кнопка Восстановить служит для установки всех настроек по умолчанию - она становится доступной в том случае, если в Локальной БД нет документов. После сохранения настроек система выдает сообщение о необходимости ее перезапуска. Необходимо перезапустить сервер системы.

 

14.3.4.1. Карточка ввода документа

 

В левой части окна режима "Карточка" (рис. 14.21) отображается список полей (реквизитов), которые будут предъявлены оператору для заполнения при вводе нового документа в Локальную БД. Вся дальнейшая работа с документом (поиск, результаты поиска в виде списка документов, работа с Динамическим НАВИГАТОРОМ, получение информации о документе и т. д.) осуществляется по полям, определенным в режиме "Карточка".

 

Рис. 14.21. Окно детальной настройки Локальной базы в режиме "Карточка"

 

Здесь Вы можете добавлять поля в карточку базы при помощи кнопки или удалять их кнопкой . Первоначально в карточке присутствуют поля, определенные в окне Быстрой настройки базы. При добавлении нового поля в карточку система предлагает список доступных незадействованных полей, состоящий из полей Системной базы и полей, определенных пользователем в режиме "Поле". Из списка можно мышкой выбрать поле и поместить его в список полей карточки с помощью кнопки Выбрать.

В правой части окна режима "Карточка" представлены атрибуты и опции активного поля из списка слева. "Тип ввода значений" определяет наличие диалога открытия файла или Справочника значений (кнопка ). Изменение размера окна ввода в условных единицах можно сразу увидеть в окне Образца в нижней части режима.

Справочники значений позволяют использовать однажды введенную информацию неоднократно, что сводит к минимуму количество ошибок при вводе значений реквизитов.

Опция "Использовать общий справочник" позволяет пользователю использовать при заполнении поля карточки документа справочник системы ЛІГА:ЗАКОН (используется для одноименного поля Системной БД).

Опция "Обязательно заполняется" позволяет контролировать заполнение поля в карточке документа. Если она включена, система не позволит сохранить новый документ в таблице редактирования до тех пор, пока это поле не будет заполнено. В окне заполнения карточки напротив названия реквизита с такой опцией ставится знак "*".

Опция "Контролировать уникальность" позволит избежать повторений информации в карточках документов. При попытке сохранить карточку документа, множество значений полей, отмеченных такой опцией, сравнивается с множеством значений полей в карточках, уже внесенных в Локальную БД или подготовленных для внесения. При попытке ввести одинаковое множество значений реквизитов об этом будет выдано соответствующее сообщение. В окне заполнения карточки напротив названия реквизита с такой опцией ставится знак "!".

Активизация опции "Разрешить ввод новых значений в Справочник" для полей со Справочниками значений позволит пользователям добавлять новые значения в Справочник.

Порядок следования полей в карточке можно изменить при помощи кнопок и .

 

14.3.4.2. Запрос на поиск

 

Режим "Запрос" в окне детальной настройки позволяет определить вид и содержание окна запроса на поиск на закладке с именем Локальной БД в режиме "Запрос на поиск по реквизитам", см. рис. 14.22.

 

Рис. 14.22. Вид окна детальной настройки Локальной базы в режиме "Запрос"

 

В этом режиме для каждого поля следует определить тип ввода значений, который будет использоваться в окне запроса на поиск по реквизитам. "Тип ввода значений" означает наличие Справочника значений, Классификатора или Справочника выбора интервала дат - "Со справочником", или его отсутствие - "Без справочника".

Поля можно добавлять, удалять, изменять их порядок аналогично тому, как это делается в режиме "Карточка".

 

Примечание

Очевидно, что множество полей, определенное в этом режиме, должно быть подмножеством полей, определенных в режиме "Карточка". В противном случае поля, выходящие за пределы этого множества, всегда будут оставаться пустыми. Это же замечание относится к определению множества полей во всех остальных режимах.

 

14.3.4.3. Список

 

Режим "Список", представленный на рис. 14.23, позволяет определить, как будет выглядеть документ в списке, получаемом в результате поиска.

 

Рис. 14.23. Режим "Список" настройки Локальной базы

 

Аналогично другим режимам в режиме "Список" можно корректировать количество полей и их порядок. Кроме того, можно задавать предшествующие и конечные символы значений полей. Предшествующие символы - это, например, предлог, номер № и т. п. Конечные символы - это разделители и управляющие символы.

Управляющими символами могут быть:

#13 - перевод строки (достаточно нажать кнопку );

#32 - пробел (для ввода пробела достаточно нажать соответствующую клавишу на клавиатуре);

&1 - означает, что после него будет слово, которое будет отображаться в украинском интерфейсе;

&2 - то же в русском интерфейсе;

&3 - то же в английском интерфейсе;

& - конец записи.

Для примера советуем посмотреть, как определено любое поле ввода даты из Системной базы.

Языковое значение предшествующих и конечных символов поля задается в окне, вызываемом кнопкой . При таком способе ввода управляющие символы будут вставлены автоматически.

В нижней части окна отображается образец списка документов, он динамически изменяется в соответствии с производимыми настройками.

Опция "Показывать поле в документе, доступ к которому запрещен" позволяет отметить те поля, которые будут отображаться в списке найденных документов для тех документов, просмотр которых пользователю запрещен (см. п. 14.1.3 об определении прав доступа к документу).

 

14.3.4.4. Информационная карточка

 

Режим "Информационная карточка" определяет те поля (реквизиты), значения которых можно будет просмотреть, нажав мышкой на кнопку Информация о документе на Дополнительной Панели Инструментов в режиме работы с текстом документа. Подобно предыдущему режиму, в режиме "Информационная карточка" можно вводить или удалять поля и определять их порядок по желанию пользователя. Поля для отображения списков документов, на которые ссылается данный документ и которые ссылаются на него, будут добавлены при наличии в тексте гиперссылок автоматически.

 

14.3.4.5. Динамический НАВИГАТОР

 

Режим работы с Динамическим НАВИГАТОРОМ Локальной базы данных определяется при помощи режима настройки "Динамический НАВИГАТОР". По полям, определенным в этом режиме, будет осуществляться поиск с помощью многоуровневого иерархического дерева. Режим Динамического НАВИГАТОРА для Локальной базы вызывается в секции "Работа с Локальными БД" Левой панели (рис. 14.24).

 

Рис. 14.24. Отображение режимов работы с Локальной БД на Левой панели

 

Классификатор, определенный в списке полей этого режима, будет отображен в Перечне Режимов Работы на Левой панели рабочего окна системы подобно режиму "Тематические направления".

 

14.3.5. Изменение первичных настроек Локальной БД

 

Если в процессе эксплуатации возникла необходимость изменить структуру Локальной БД, необходимо учитывать следующее:

·Разрешается добавлять новые поля базы пользователя, изменять длину их поискового индекса, настройки отображения в различных режимах поиска и работы.
·Невозможно изменить тип уже существующего поля.
·Запрещено удаление поля, если в базу уже внесены документы со значениями в этом поле. Воспользуйтесь кнопкой Восстановить в окне Детальной настройки для установки всех настроек по умолчанию - она становится доступной в том случае, если в Локальной БД нет документов.

 

Внимание!

Если Вы изменили настройку Локальной БД после внесения документов, необходимо выполнить административную задачу "Восстановление поисковых индексов".

 

Примечание

Настройки Локальной БД хранятся в файлах - "описателях БД" в каталоге ..\Liga70\Data. Для Локальной БД “Учет персонала” это файлы Def148.lht, Defuser.lht.







Copyright © 2002-16 Artiks
Телефон: +7 495 721-35-86
Дизайн -
студия "Неоновый Жук"