8. СЕРВИС "РЕФЕРЕНТ"

 

Сервис “Референт” будет полезен всем, кому необходимо анализировать поток новых нормативных актов, отслеживать внесение изменений и появление измененных редакций документов в системе; тем, для кого информация об опубликовании того или иного акта важна в день ее поступления. С его помощью Вы получаете дополнительное средство контроля за поступающей в систему информацией. На основании поставленных Вами заданий, Референт будет сообщать о появлении измененных редакций важных для Вас документов, о поступлении новых документов определенной Вами тематической направленности, заданного типа, издателя, с определенными ключевыми словами и другими реквизитами.

 

8.1. Что такое задание для Референта

 

Задание для Референта – это определенным образом сформированный запрос на поиск, сохраненный в Портфеле под определенным именем.

 

Пользователь может создавать задания для Референта следующих типов:

·анализ новых поступлений в базу данных (отбор новых документов происходит на основании определенных реквизитов и/или слов из текста);
·анализ новых поступлений в рубрику классификатора или Динамического НАВИГАТОРА (новые документы отбираются согласно тематической направленности рубрики);
·контроль документа (контролируются появление новой редакции, изменение статуса документа и наличие официального опубликования);
·напоминание (подготовленный текст сообщения выводится на экран в определенное время).

 

О том, как создавать задания, написано в следующих пунктах этого Раздела.

Для пользователей, в систему которых включен сервис "Референт", имеется возможность ознакомиться с примерами создания заданий Референта и их работой. При инсталляции (или обновлении) оболочки пользователя на локальный диск копируется специально подготовленный специалистами компании “ЛИГА:ЗАКОН” Личный портфель, в котором находятся примеры заданий Референта.

Задания Референта проверяются при запуске системы. Если есть выполненные задания, на экран выводится сообщение "Есть выполненные задания. Хотите просмотреть результаты?". Если Вы нажмете кнопку Да, загрузится окно Портфеля с результатами выполненных заданий; если Нет - загрузится установленный пользователем шаблон интерфейса. Опция "Больше не сообщать о выполнении заданий" позволяет отключить вывод этого окна на экран при запуске системы. Снова включить эту возможность можно в окне Общие настройки на закладке "Сообщения". Вызов окна общих настроек - одноименный подпункт главного меню Сервисы (пункт 11.2 Раздела 11).

Задания выполняются каждый раз при входе в систему и после приема новых поступлений. Если условия задания выполнены, Референт записывает результат выполнения этого задания в раздел Портфеля и информирует об этом пользователя. Название раздела совпадает с названием задания. Результатом задания может быть список документов или отдельный документ. Сигнал о наличии выполненных заданий – мигающий треугольник рядом с пиктограммой на Главной Панели Инструментов. Такой отдельный вид задания как “Напоминание” работает по таймеру. При его выполнении в определенное пользователем время на экран выдается окно с подготовленным сообщением. При наличии на компьютере звуковых колонок “Напоминание” может выполняться со звуковым сопровождением.

Каждое задание может находиться в одном из трех состояний: принятое к выполнению, выполненное, запрещенное для выполнения.

 

Примечание

Задания на анализ новых поступлений и контроль документов выполняются на основании новых поступлений, принятых в систему. Референт запоминает дату и время последнего приема в базу и дату последнего анализа новых поступлений по критериям отбора, сохраненным в заданиях. Поэтому, если приемов в базу не было, при повторных запусках системы ЛIГА:ЗАКОН в течение дня повторения результатов выполненных заданий не будет.

 

8.2. Создание задания на анализ новых поступлений в базу данных системы

 

Этот вид задания удобно использовать в таких случаях, когда множество интересующих Вас документов в новых поступлениях можно определить их реквизитами или словами из текста. Например, документы определенного издателя, типа или ключевые слова для нужной Вам тематики. Вы можете также контролировать поступление в систему документов определенного статуса, или номера, либо Вам известна дата принятия документа. Задание на анализ новых поступлений в систему – это сохраненный в системе запрос на поиск по реквизитам плюс, возможно, поиск по контексту в списке документов, удовлетворяющих критериям отбора по реквизитам. Такой запрос выполняется при входе в систему ЛIГА:ЗАКОН автоматически и сохраняет результат в определенном разделе Портфеля.

Окно создания задания на анализ новых поступлений можно открыть двумя способами.

 

Первый способ:

·выбрать пункт Новые поступления в Перечне Режимов Работ на Левой панели или в пункте Поиск Главного меню. На Рабочем Столе откроется окно режима “Новые поступления”;
·нажать кнопку Анализировать новые поступления на Дополнительной Панели Инструментов или вызвать одноименную команду из контекстного меню.

 

Второй способ:

·открыть окно “Перечень заданий Референта” кнопкой на Главной Панели Инструментов, нажать кнопку Создать новое задание на Дополнительной Панели Инструментов и в подменю выбрать пункт Анализ новых поступлений в базу данных.

Перед Вами откроется окно, показанное на рис. 8.1. Оно имеет две закладки – “Критерии отбора” и “Параметры выполнения”:

 

Рис. 8.1. Окно создания нового задания на анализ новых поступлений в систему

 

На закладке “Критерии отбора” задаются: название задания, критерии отбора документов по словам из текста документа, по реквизитам (можно пользоваться Справочниками Значений), выбирается параметр анализа (новые документы, измененные документы или и те, и другие). При заполнении полей критериев отбора можно пользоваться контекстным меню, в которое включены операции “Очистить”, “Копировать”, “Вырезать”, “Вставить” и символы логических операций “ТОЧНО”, “И”, “ИЛИ”, “НЕТ”. Есть возможность изменить определенное по умолчанию место хранения созданного задания в Портфеле и местоположение списка новых поступлений, полученного в случае выполнения задания. По умолчанию задания и их результаты сохраняются в Портфеле с названием “Задания Референта”. Такой Портфель создается системой автоматически. Для результатов заданий в Портфеле “Задания Референта” автоматически создаются разделы, названия которых совпадают с названиями заданий. Для изменения места сохранения задания или его результата нажмите кнопку в соответствующей строке. Откроется древовидная структура Портфелей, рис. 8.2. Вы можете выбрать любой Личный портфель или его раздел. Контекстное меню в окне Портфелей позволяет добавить раздел, изменить название, получить информацию о Портфеле. (О том, как работать с Портфелями, описано в Разделе 7.)

Чтобы закрыть окно с древовидной структурой Портфелей, нажмите кнопку .

 

Рис. 8.2. Фрагмент окна создания задания, открыто окно Портфелей, в котором можно изменить место сохранения задания. Открыто контекстное меню Портфелей

 

 

Внимание!

Задания для Референта, сохраненные в Корпоративном портфеле, выполняться не будут.

 

На закладке “Параметры выполнения” можно задать временные параметры выполнения задания: один раз, до бесконечности, до определенной даты. В случае, если задано выполнять задание “До бесконечности”, после его выполнения состояние задания автоматически изменяется на “принятое к выполнению”.

Для сохранения задания нажмите кнопку Сохранить.

Рассмотрим создание нового задания на примере.

 

Пример

Допустим, Вас интересует поступление в систему новых писем Государственной налоговой администрации.

В окне создания задания, на закладке “Критерии отбора”, в поле ввода Название введите “Письма ГНА”, в Справочнике Значений для реквизита Вид выберите “Письмо”, для реквизита Издатель – “Государственная налоговая администрация”. В рамке “Анализировать” установите опцию “Только новые документы”.

Нажмите кнопку Сохранить. Задание создано.

 

 

8.3. Создание задания на анализ новых поступлений в рубрику классификатора

или Динамического НАВИГАТОРА

 

Кроме поиска по реквизитам (пункт 4.2), в системе ЛIГА:ЗАКОН документы отдельных информационных ресурсов можно искать по Динамическим НАВИГАТОРАМ (пункт 4.4) и специализированным классификаторам (пункт 4.6). В ветках этих древовидных структур документы отсортированы по определенным критериям – по реквизитам, тематическим направлениям. Задание на анализ новых поступлений в рубрику классификатора или Динамического НАВИГАТОРА, кроме самой рубрики, будет отслеживать поступления документов по определенным Вами реквизитам и, возможно, словам из текста документа (поиск по контексту).

Рассмотрим создание задания на анализ новых поступлений в рубрику классификатора или Динамического НАВИГАТОРА на примере создания задания на анализ новых поступлений в Динамический НАВИГАТОР нормативных документов.

 

Пример

Допустим, вас интересуют изменения в законодательстве по налогообложению.

Откройте Динамический НАВИГАТОР щелчком мыши на названии режима Общее законодательство в секции “Нормативные документы” на Левой панели. На Рабочем Столе древовидная структура “Все нормативные документы”. Разложите ее  По тематическим направлениям. Найдите ветку дерева “Налогообложение” и активизируйте ее левой кнопкой мыши.

Нажмите кнопку  Анализировать новые поступления на Дополнительной Панели Инструментов или вызовите одноименную команду из контекстного меню. Появится окно, показанное на рис. 8.3. В нем также есть две закладки – “Критерии отбора” и “Параметры выполнения”.

 

Рис. 8.3. Окно создания задания Референта на контроль новых поступлений в рубрику Динамического НАВИГАТОРА

 

Их смысл и порядок заполнения полностью совпадает с порядком заполнения окна задания на анализ новых поступлений в базу данных (пункт 8.2).

В правой части окна “Новое задание”, в окне “Динамический НАВИГАТОР”, Вы видите выбранную Вами ветку. Здесь Вы можете выбрать другую ветку или конкретизировать задание – например, определить тип документов или издателя. Для этого вызовите контекстное меню правой кнопкой мыши и выберите реквизит (рис. 8.3). Пусть это значение будет “По издателям”. В правом окне документы ветки “Налогообложение” разложатся по издателям.

Выберем ветку “ВР Украины”. Введем название задания “Налогообложение” и нажмем кнопку Сохранить. Задание создано.

После приема новых поступлений, в результате его выполнения мы получим (при наличии таких документов) в Портфеле “Задания Референта”, в разделе “Налогообложение”, список документов, новых или с изменениями, принятых ВР Украины и касающихся вопросов налогообложения.

 

8.4. Создание задания на контроль документа

 

Этот вид задания создается в том случае, если Вы ожидаете появления изменений реквизитов “Статус” и “Официальное опубликование” в каком-то конкретном документе, а также появления новой редакции документа. Допустим, Вам известно, что какой-то документ вот-вот вступит в силу; или из средств массовой информации стало известно, что внесены изменения в какой-то закон; или для Вас важно знать, где и когда конкретный документ будет опубликован (часть документов в системе ЛIГА:ЗАКОН появляется до их официального опубликования на основании прямых договоров) – во всех этих случаях Вам поможет сервис “Референт”. Если Вы создадите задание на контроль документа, отпадет необходимость ежедневно выполнять один и тот же вид поиска для проверки, не изменилось ли что-нибудь в важном для Вас документе – Референт сделает это для Вас и сообщит результат.

Открыть окно создания задания на контроль документа можно двумя способами.

 

Первый способ.

·В списке документов, полученном Вами с помощью какого-либо вида поиска, активизировать интересующий Вас документ (щелкнуть на нем мышкой, документ будет обведен прямоугольником).
·Открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и выбрать пункт “Контролировать документ”.

 

Второй способ.

·Открыть текст интересующего Вас документа в окне на Рабочем Столе. В контекстном меню выбрать пункт “Контролировать документ”.

 

Откроется окно, показанное на рис. 8.4:

 

Рис. 8.4. Окно создания задания на контроль документа

 

На закладке “Критерии отбора”, в поле ввода внесите название задания, отметьте с помощью левой кнопки мыши реквизиты (“Статус документа”, “Официальное опубликование”, “Последняя редакция”), которые нужно контролировать. В правой колонке таблицы показаны текущие значения этих реквизитов в системе. С ними будут сравниваться значения при проверке задания.

В нижней части окна расположены закрытые окна Портфелей, в которых при желании можно изменить место хранения задания и место расположения сообщения об изменении контролируемых реквизитов. Порядок их использования описан в пункте 8.2.

Временные параметры выполнения можно изменить на одноименной закладке, см. пункт 8.2.

Для сохранения задания нажмите кнопку Сохранить. Кнопка Отказ – выход из окна создания задания без его сохранения.

 

8.5. Создание задания “Напоминание”

 

Задание “Напоминание” срабатывает по таймеру во время Вашей работы с системой ЛIГА:ЗАКОН. Для создания такого типа откройте окно заданий Референта с помощью кнопки на Главной Панели Инструментов. На Дополнительной Панели Инструментов нажмите кнопку Новое задание и из подменю выберите пункт “Напоминание”. Откроется окно, показанное на рис. 8.5:

 

Рис. 8.5. Окно создания задания “Напоминание”

 

Вы можете изменить автоматически сгенерированное название "Задание № хххххх" путем ввода с клавиатуры. Далее расположена группа временных параметров. Вы можете задать дату и время для напоминания. Если отметить опцию “Ежедневно”, напоминание будет выдаваться на экране компьютера в определенное время. Можно также отметить определенные дни недели, если напоминание должно появляться не каждый день. При выборе опции "При следующем старте программы" напоминание отобразится при следующем запуске программы.

Далее следует окно для ввода текста сообщения с напоминанием, над которым расположены кнопки форматирования текста. Их смысл понятен из текстов всплывающих подсказок, многие пиктограммы аналогичны используемым в других текстовых редакторах. В окне сообщения можно поместить картинку, залить фон определенным цветом, выбрать цвет, тип, и размер шрифта. В тексте можно использовать выделение жирным, наклонным шрифтом, а также шрифтом с подчеркиванием. Для абзацев применимы команды выравнивания влево, вправо, по центру окна сообщения. В тексте сообщения можно отметить фрагменты перечисления (списки). При помощи кнопки можно загрузить текст сообщения из файла.

В нижней части окна находится параметр расположения задания в Портфелях. По умолчанию задание сохраняется в Портфеле “Задания Референта”. Вы можете отредактировать место расположения задания, о том, как это сделать, описано в пункте 8.2.

По кнопке вы можете выбрать звуковой файл для сопровождения сообщения в момент его появления на экране (wav-файлы). По кнопке Проиграть звуковой файл осуществляется предварительное прослушивание звукового сопровождения.

Для сохранения задания нажмите кнопку Сохранить. Кнопка Отказ – выход из окна создания задания без его сохранения.

Если во время, заданное в “Напоминании”, система ЛIГА:ЗАКОН не была запущена, задания такого типа будут показаны в отдельном окне-сообщении после запуска системы.

 

8.6. Результаты работы Референта

 

Просмотреть список всех заданий, сохраненных пользователем, можно в окне “Перечень заданий Референта”, которое вызывается по кнопке на Главной Панели Инструментов (рис. 8.6):

 

Рис. 8.6. Перечень заданий “Референта”

 

Тип и состояние задания отображается в списке определенными иконками. На Дополнительной Панели Инструментов в подменю кнопок Фильтровать задания по типу и Фильтровать задания по состоянию Вы можете ознакомиться со значениями иконок, принятыми в окне заданий “Референта”. По умолчанию в списке представлены все созданные задания. Если в какой-либо строке подменю фильтрации снять отметку, соответствующие отметке задания показываться в перечне не будут.

Выполненное задание, результат которого не прочитан пользователем, отображается в списке жирным шрифтом. Чтобы просмотреть результат, дважды щелкните мышкой на названии задания в списке, или воспользуйтесь командой контекстного меню “Просмотреть результат выполнения задания”. Если пользователь просмотрел результат выполнения задания, оно отображается обычным шрифтом. Если Вы не просмотрели все выполненные задания в текущем сеансе работы, при следующем входе в систему рядом с кнопкой вызова окна с перечнем заданий Референта появится специальный символ - знак вопроса, он означает, что есть непрочитанные, но выполненные ранее задания.

По кнопке на Дополнительной Панели Инструментов Вы можете искать слово в названии задания.

Отсортировать задания в списке по названию, типу или состоянию можно с помощью кнопки .

Чтобы удалить задание, нажмите кнопку . Кнопки , предназначены для создания нового задания и редактирования задания соответственно.

 

Внимание!

Задания, созданные в одном языке интерфейса, в другом языке интерфейса редактировать нельзя. Вам будет предложено перейти в нужный язык для редактирования.

 

В окне “Перечень заданий Референта” удобно работать с контекстным меню, команды которого позволяют:

·изменить состояние задания (запретить выполнение, разрешить выполнение);
·отметить задание или все задания, снять отметки, а также повторяют команды кнопок на Дополнительной Панели Инструментов.

 

После приема новых поступлений в базу откройте систему ЛIГА:ЗАКОН. Референт приступит к выполнению созданных Вами заданий. Во время выполнения заданий (поиска документов среди новых поступлений, удовлетворяющих критериям отбора) рядом с пиктограммой Референта на Главной Панели Инструментов появляются песочные часы. Если Вы задали большое количество заданий, вы можете прервать их проверку щелчком мыши на пиктограмме. Появится вопрос “Прервать выполнение заданий?”. В случае утвердительного ответа обработка заданий прекратится и будет продолжена при следующем запуске системы.

После проверки всех заданий, если получены результаты, удовлетворяющие критериям отбора, рядом с пиктограммой появляется мигающий треугольник. При нажатии на этой кнопке на Рабочем Столе открывается перечень заданий Референта. Некоторые из них выделены жирным шрифтом – это задания, которые выполнены и не просмотрены пользователем. Щелкните мышью дважды на названии такого задания – откроется окно Портфелей и тот раздел, в котором сохранен результат выполнения задания. Это может быть список документов или сообщение об изменении в реквизитах документа. По тексту в названии результатов выполнения задания можно определить дату и время выполнения задания, количество документов (для списков) или те изменения, которые были сделаны в реквизитах контролируемого документа. Список документов или документ открывается на Рабочем Столе двойным щелчком мыши на его названии.

Если в задании Референта были указаны слова из текста документа, то в открытом на Рабочем Столе тексте заданные слова можно быстро найти с помощью кнопки Следующий/Предыдущий абзац с поисковыми словами.

Дальнейшая работа со списками документов описана в Pазделе 5, с документами – в Pазделе 6, с элементами Портфелей (списками и документами) – в Pазделе 7. Вы можете удалять результаты выполнения заданий, переносить их в другие разделы Портфелей, печатать, сохранять в файл, выполнять логические операции над списками, полученными в разные дни.







Copyright © 2002-16 Artiks
Телефон: +7 495 721-35-86
Дизайн -
студия "Неоновый Жук"